Reporting klientovi

Reportování o výsledcích vaší práce klientovi je jednou z nejdůležitějších činností firmy. Díky reportu může klient vidět všechny přínosy vzájemné spolupráce a především mít jistotu, že své peníze investoval správně.

Kvalitní report vám zajistí, že nikdo nebude pochybovat o prospěchu vaší práce. Proto je důležité mít v takové zprávě všechno, přitom by ale text měl být jednoduchý a dobře čitelný.

1. Dohodněte se s klientem, jak budete reportovat
   Každý zákazník je jiný a bude za důležité požadovat jiné informace. Některým zákazníkům stačí jeden měsíční telefonát, někteří naopak chtějí denní zprávu e-mailem, jiní zase preferují rozsáhlý čtvrtletní report. Před tím, než začnete cokoliv připravovat, odsouhlaste si frekvenci, nástroj a detaily vzájemné komunikace.
   „Je optimální, když můžete výsledky své práce představit klientovi osobně. Ne vždycky se ale podaří dostat na jedno místo všechny zainteresované. Pak přicházejí na řadu technologie vzdáleného propojení a sdílení informací. I na jejich kvalitě záleží, jak bude vaše prezentace přesvědčivá. Nečekejte od klienta, že bude složitě instalovat nové nástroje – vhodné řešení by mělo fungovat v běžném webovém prohlížeči, doslova na několik kliknutí,“ říká Richard Piskač, systémový inženýr společnosti Soitron.
2. Nabité shrnutí
   Většina manažerů, obzvláště těch, kteří pracují na vysokých pozicích, nemá čas přečíst celý váš report. Proto je nejdůležitější napsat na úvod opravdu nabité shrnutí vaší práce a výsledků. Tato část může fungovat i sama o sobě a neměla by odkazovat na další části textu. Mnohdy je shrnutí to jediné, co si vaši klienti přečtou.
3. Rozbijte text
   Dejte si práci s tím, jak se bude váš report číst. Měl by být velmi snadno čitelný. Využívejte grafiku textu, nadpisy a odrážky, tak aby byl report jednoduchý a zároveň celistvý. Myslete na to, jakým jazykem píšete. Není třeba klienta ohromovat cizími názvy a zkratkami. Klient musí najít co nejrychleji informace, které ho zajímají. V případě potřeby využijte v reportu grafy a další vizuální pomůcky. Rozbíjejte text. Lidé jsou přetížení informacemi a nechtějí číst dlouhé zprávy.
4. V jednoduchosti je síla
   Neprodlužujte uměle report o prázdná čísla. Nepřidávejte odstavce jen proto, aby zpráva vypadala důležitěji. Report není diplomová práce. Nemusíte splnit počet znaků a stránek. Čím kratší a výstižnější report bude, tím lépe pro vás. Použijte přitom jednoduchý jazyk a vyvarujte se klišé a nicneříkajících prázdných vět. Udržujte v reportu jen ty informace, o které má váš klient zájem.
5. Pište bezchybně
   Pokud vystavujete zákazníkovi písemný report, myslete na pravopis. I když se jedná o nástroj, který má především informovat o výsledcích vaší práce, svoji odbornost určitě neposílíte, když budete mít ve zprávě pravopisné chyby nebo překlepy. Rozhodně nespoléhejte na automatickou kontrolu pravopisu v některých programech. Vytiskněte si report na papír a kontrolujte chyby. Na papíře jsou vidět daleko lépe. Pokud si nejste jisti, najměte si korektora.
6. Přizpůsobte report klientovi
   Vaše zpráva by měla ladit s firemní kulturou vašeho klienta. Report pro právnickou kancelář bude pravděpodobně více oficiální než zpráva pro úspěšný startup. Zároveň nezapomeňte na váš brand. Slaďte vaše standardy s očekáváním klienta a naservírujte mu vaše výsledky na stříbrném podnose.
7. Buďte kreativní
   Pokud nemáte s klientem jasně definovaný nástroj, nebojte se být kreativní. Nemusíte každý report psát ve Wordu a přikládat k němu obrázky. Zkuste pro generování zajímavějších reportů různé programy.
   Váš report je odrazem vaší práce. Je to něco jako výloha obchodu. Musí z něj být vždy jasné, že jste pro vašeho klienta nepostradatelní. „Někdy je pro mě až nepochopitelné, jaké reporty ve firmách vidím. Některé společnosti si pořád myslí, že čím delší report, tím opodstatněnější je jejich práce pro klienta. Jenže zákazníci nejsou hloupí. Dokážou z reportu poznat, že jsou to jen prázdné stránky, které je mají ohromit pouze svojí délkou. Ve skutečnosti těmito slohovými pracemi zákazníkovi sdělují, že jejich práce nemá pro firmu moc velký význam, ale stojí hodně peněz,“ říká kouč Josef Dvořák ze společnosti SBR Consulting.