Porada vedení

Připravte si témata a cíle, kterých chcete dosáhnout. Informujte účastníky předem, mluvte s nimi co nejotevřeněji – a snad se dočkáte produktivní diskuse.

Žádný lídr si nepřeje selhání na poradě vedení, tedy mezi elitou firmy. Na takový mítink je třeba kvalitní příprava.

• Nachystejte si materiály, které mají pro dění ve firmě skutečně strategický význam. Nejen ohlédnutí dozadu, ale i výhled na cíle. Připravte si cíl u každého z témat, která budete chtít probírat.
• Pošlete materiály s předstihem ostatním. Nezapomeňte účastníky upozornit, že chcete, aby si materiály prošli a přemýšleli nad otázkami k diskusi. Pokud to neudělají, zjistíte aspoň, že na svém místě možná nemají co dělat.
  
  
  Čtěte také
  Průvodce kulturou pracovních porad: kde mlčet a kde počítat s opozdilci
• Vyhraďte si dostatečné množství času a dvě třetiny z něj se pokuste strávit výhledem dopředu.
• Představte strategii firmy a ptejte se ostatních, co si o ní myslí. Vy tím získáte nový pohled a oni se budou cítit více zapojení do dění ve firmě.
• Neodbíhejte od témat. Během diskuse se mohou vynořit nové podněty, nesouvisející s tím, co aktuálně řešíte. Jakkoliv mohou být zajímavé, nenechte se odradit. Zapište si je bokem, vraťte se k nim klidně později, ale nejprve dořešte aktuální záležitost.
• Nebojte se pomoci si technikou. Videokonference jsou nejjednodušším způsobem, jak spojit členy vedení rozeseté do různých geografických lokací. Využívejte sdílené složky, kam můžete ukládat (nejen) zápis z porady.
• Mezi poradami co nejčastěji sdílejte novinky. Nechte kolegy co nejvíc nahlédnout do problematiky – koneckonců nejsou ve vedení firmy jen tak pro nic za nic. Využijte aplikace, které umožní sdílet dokumenty jen s vybranými lidmi a průběžně je aktualizovat. Buďte s lidmi, na kterých firma stojí, neustále v kontaktu. „Když mají možnost vidět, jak strategie vzniká, nebo ji i průběžně revidovat, tak je to přínosem,“ míní Jiří Kastner, který se zabývá koučinkem ve firmách.

Podle Kastnera je porada vedení největší zkouškou time managementu a efektivní komunikace. Bez přesně vymezeného časového rozsahu a programu se může taková schůze snadno změnit v nevázanou diskusi na jakékoliv téma.

„Je balzámem pro manažerskou duši býti přítomen na poradě v profesionální atmosféře bez zbytečných emocí, s pevným jednacím řádem a ve společné snaze nalézat rychle konstruktivní řešení prezentovaných problémů. Pomyslnou třešinkou na dortu je kvalitní zápis a efektivní distribuce úkolů,“ dodává Kastner.