Plánovací porada

Jak se vyhnout tomu, aby se porada změnila v hledání ztraceného času? Pečlivou přípravou a dodržováním pár užitečných zásad.

1. Je porada skutečně nutná? Nemá cenu svolávat mítink, ze kterého by většina účastníků odcházela s pocitem, že promarnili svůj čas. Pokud jde změnu v plánu či přerozdělení úkolů vyřešit během pěti minut nebo jedním vzkazem, poradu nesvolávejte. Radši obejděte pár lidí u jejich stolů nebo pošlete sdílený dokument prostřednictvím aplikace určené pro týmovou práci.
2. Když už je třeba svolat tým, musí být porada efektivní. To znamená dokonale připravená, strukturovaná a s jasně daným účelem a cílem. Je potřeba rozdělit úkoly a termíny? Soustřeďte se jen na to. Musíte vyřešit problém, který se vyskytl v už rozjetém plánu? Nezabývejte se ničím jiným. Jde „jen“ o průběžnou kontrolu plnění? Zamezte pokusům o odbočení k nepodstatným záležitostem, jako jsou nepohodlné židle v kancelářích, nevyhovující hardware nebo binec ve společné ledničce.
3. Vyberte správného lídra. Vedoucí týmové porady je zásadní figura. Pokud jsou vaše přednosti ve vyjednávání s klienty nebo vymýšlení firemní strategie, ale motivace a aktivizace lidí na poradách vám dělá problémy, netlačte se do toho za každou cenu. Měl byste ale mít takového charismatického lídra pod sebou. On by měl znát cíle, detaily strategie a pak poradu vést. Důležité je umět přijmout rozhodnutí, se kterým budou všichni v týmu spokojeni a budou ho brát za své.
4. Porada by měla být co nejproduktivnější a zároveň co nejkratší. Jistě, s časem na diskusi je třeba počítat, proč ale začínat volnou diskusí nad kávou a koláčky a končit pokecem u společného oběda. Ne každý chce nebo může takhle trávit pracovní dopoledne.

Sheryl Sandberg, provozní ředitelka Facebooku, si třeba pochvaluje dvě pravidla svého šéfa Marka Zuckerberga, která výrazně zvýšila efektivitu porad v jejich společnosti:

„Vždy mít od lidí nějaké materiály v předstihu, aby se společný čas dal využít na diskusi. A také mít jasný cíl porady – chceme dojít k rozhodnutí, nebo jen debatovat?“

Příprava na poradu se netýká jen vedení, připraveni by měli být všichni hráči v týmu. Termín a časový plán mítinku by měl vyhovovat všem klíčovým lidem, takže je potřeba ho stanovit s dostatečným předstihem, aby všichni stihli přizpůsobit svůj pracovní harmonogram. Dodržujte stanovený začátek a konec. Pokud už nutně potřebujete přetáhnout, zeptejte se zúčastněných, jestli by jim nevadilo třeba 20 minut navíc. A pak opravdu po 20 minutách skončete. Obsah a cíl porady by měli všichni znát předem, aby se mohli připravit a neměli pak problém, až budete vyžadovat jejich dodržování.

Vyšetřete si čas navíc, během něhož předem připravíte místnost. Pokud nevíte, jestli zvolené prostory někdo nevyužil třeba večer před vaší schůzí, je dobré ještě před poradou místnost zkontrolovat, ověřit správné zapojení projektoru a dalších pomůcek, které chcete využít. I samotná volba místnosti může ovlivnit efektivitu porady. Zatímco pro krátkou informativní schůzku nebo týmový brainstorming můžete využít sedací polštáře kolem kávovaru, na plánovací poradu se víc hodí zasedačka vybavená potřebnou technikou. Občerstvení není na škodu, ale nepřehánějte to s ním. Svačinku si dá každý podle svého po mítinku.

I taková strategie může pomoci tomu, aby čas vymezený pro poradu nedopadl takto:

Další podstatnou podmínkou pro efektivní poradu je složení týmu. Inspirativní „zákon“ vyhlásil v Amazonu jeho zakladatel Jeff Bezos. Říká mu „pravidlo dvou pizz“. Zní jednoduše:

„Nikdy nepořádej schůzku, na které by se z dvou pizz nenajedli všichni.“

Tedy: Dělejte porady jen v případě nutnosti a v malých týmech. Platí to, ať už máte na stole sušenky, pizzu, nebo koláče.

Že přece víc hlav vždycky víc ví? Teoreticky ano, ale v praxi to tak dobře nefunguje. Obecně se totiž má za to, že čím víc lidí na schůzce je, tím méně bude produktivní. Její účastníci budou spíše přikyvovat názorům ostatních, než aby vyjádřili vlastní nápady.

Čím větší tým, tím víc členové přehnaně spoléhají na jeho sílu a mají tendence podceňovat množství času nutné na dokončení nějakého úkolu. Dokázal to i výzkum expertů na Univerzitě v Severní Karolíně. Přímou úměru mezi počtem lidí v týmu a rychlostí i efektivitou při plnění úkolů dokazovali na řadě experimentů, během jednoho z nich nechali dvě skupiny skládat stejnou stavebnici lega. Dvoučlenný tým ji složil za 36 minut, čtyřčlenný už potřeboval 52 minut, tedy o 44 % více času.

Psycholožka Jennifer S. Mueller zase během výzkumu na Pensylvánské univerzitě studovala vliv velikosti týmu na psychiku jeho členů. Zkoumala psychický stav 200 vědeckých pracovníků rozdělených do týmů od tří do 19 členů. I její práce ukázala, že jednotlivec se cítí a funguje hůř ve větších pracovních skupinách.

„Ve velkých týmech byli lidé ztraceni. Nevěděli, na koho se obrátit, pokud potřebovali pomoc. Neznali ostatní členy dost dobře. Navíc si nebyli jistí, že by jim ostatní vůbec chtěli pomoci nebo že by na to měli čas. Na lídra týmu se zase nechtěli obracet, aby to nevypadalo, že selhali. Ve velkých týmech lidé nemají čas ani energii, aby navázali vztahy, které pozitivně ovlivňují produktivitu práce,“ popisuje Mueller.

Rada tedy zní: rozdělit velký tým do menších skupin, které budou plnit dílčí úkoly. Na hlavní plánovací poradu sezvat jejich lídry a delegaci zadaných cílů do jednotlivých nechat už na nich.

Takové rozdělení pak samozřejmě vyžaduje i rozfázovanou dílčí kontrolu. Ani kvůli ní ale není vždy nutné svolávat poradu. Pokud bude celá firma využívat některou z moderních aplikací přímo určenou pro efektivní týmovou spolupráci, bude práce jednotlivých týmů sdílená a pod kontrolou kdykoliv a odkudkoliv. Například platforma Cisco Webex Teams umí dokonale sdílet dokumenty, záznamy z porad, dokonce aktivní náčrty z elektronického whiteboardu, prezentace. Navíc spravuje videohovory a videokonference, takže členové týmů jsou neustále ve spojení a mají přístup ke všemu, co k práci potřebují. Vše v rámci jedné aplikace.