One-to-one míting

Pohovor z očí do očí je jedním ze základních nástrojů vedení lidí. Jde zde především o nastavení úkolů, zlepšení práce vašeho pracovníka, udržení si autority, motivaci spolupracovníků či identifikaci problémů v týmu.

One-to-one mítinky patří mezi typy pohovorů, na kterých se nejvíce naučíte vést lidi. Jde o to, stát se pro ně vzorem, který budou chtít následovat. Správně vedené a pravidelně se opakující osobní schůzky jsou ideálním nástrojem, který u podřízeného neustále oživuje pocit, že je pro firmu a její vedení důležitý.

Manažeři dosahují nejlepších výsledků svého týmu, pokud svolávají osobní pohovory a reporty s pravidelností jednoho týdne. Mnoho z nich je však dělá špatně a nestrukturovaně, přičemž se takto neefektivní práce přenáší i na jejich podřízené a míjí se účinkem.

K základním chybám patří ne/náročná agenda, nedostatečná příprava nebo vyhýbání se nepříjemným tématům. Pro správné vedení osobních pohovorů existuje několik základních rad:

1. Čas vždy na prvním místě
   Dodržet čas porady se svým podřízeným je opravdu snadné, a přitom zcela zásadní pravidlo. Bohužel se ale dost často děje pravý opak. Pokud přijdete na schůzku pozdě, okamžitě a samozřejmě vyvoláváte pocit, že pro vás zaměstnanec není důležitý. Ani posouvání a rušení termínů nedává dobrý signál. Podobně se pak staví i vaši podřízení k řešení úkolů.
   Pokud jste naopak dobře připraveni, dorazíte včas a máte jasný harmonogram setkání, bude to nejefektivněji vynaložený čas. Nehledě na to, že tím dáváte jasně najevo důležitost vašeho zaměstnance. A věřte, že s tímto vědomím se mu pak o dost lépe pracuje.
   
   „Podřízený musí mít pocit, že je dost času i na ožehavé otázky.“ - Andy Grove, zakladatel společnosti Intel
2. Dialog, nikoliv monolog
   Mnoho manažerů nižší a střední úrovně degraduje pohovor s podřízeným (hlavně kvůli časovému presu) na pouhé zadání či kontrolu plnění úkolů – vzhledem k tomu, že jde o primární účel těchto schůzek, je to celkem logické. Schůzka ale nesmí být čistě jen monolog nadřízeného.
   Pokud budete mít při zadání připraveny pouze okruhy a váš podřízený si konkrétní úkoly stanoví sám (nebo v něm alespoň vzbudíte tenhle dojem), máte vyhráno. Budete působit jako vnímavý šéf – mentor, který správně doprovází svého zaměstnance. V konečném důsledku pak budete spíš než jako nepříjemný nadřízený působit jako partner a opora pro dosažení cíle. Zadání proto bude váš podřízený plnit daleko přesněji, protože to nebudou vaše, nýbrž jeho vlastní úkoly.
   
   Při průběžném nebo finálním hodnocení už zadaných úkolů je stejně důležité nechat zaměstnance popsat, jak se mu na nich pracovalo a kde viděl překážky. To vám zároveň může pomoci odhalit případné nesoulady v týmu.
   
   „Skvělí vůdci jsou skvělí posluchači.“ - Malanie Whelan, CEO SoulCycle
3. Síla místa a přítomnosti
   Magická síla one-to-one mítinku spočívá především v jeho bezprostřednosti. Neměl by probíhat někde na chodbě během pěti minut ani ve společné kanceláři mezi ostatními. Lepší je využít volnou zasedačku. Nemělo by vás vyrušit nic – telefon by měl být vypnutý a dveře zavřené. Díky tomu máte jistotu, že čas váš i vašeho podřízeného bude stoprocentně využit. Vyhraďte si na zaměstnance alespoň 20 minut, lepší je ale počítat se čtvrthodinkou navíc, získáte tím rezervu na neočekávaná témata.
   
   Při průběžném nebo finálním hodnocení už zadaných úkolů je stejně důležité nechat zaměstnance popsat, jak se mu na nich pracovalo a kde viděl překážky. To vám zároveň může pomoci odhalit případné nesoulady v týmu.
   
   
   Čtěte také
   Čím zaručeně odeženete ty nejlepší zaměstnance
4. Dodržujte odpovědnost
   Po každé poradě by měli mít všichni pocit, že jejich problémy byly vyslyšeny. Zároveň musí mít jasno, jaké mají oni úkoly, kdo je za co odpovědný a jaký má na řešení úkolu termín. To je samozřejmě daleko jednodušší stanovit než dodržovat. Ale správný lídr by měl ukázat, že právě on v tom má nejlepší přehled. Proto i při osobním pohovoru striktně dbejte na to, abyste zaměstnance nehodnotili podle výsledků celého týmu nebo prošvihnutých termínů jiných lidí ve skupině.
   Pokud si podřízený ze schůzky zároveň odnáší nové úkoly nebo jste mu změnili zadání, přesvědčte se, že přesně ví, o co vám jde. Poslední minuty setkání byste měli věnovat zopakování úkolů, na kterých jste se domluvili, a jejich konečnému odsouhlasení.
   
   Pro tento krok můžete použít i e-mail zaslaný bezprostředně po poradě. Pomůže vám to k dodržování termínů a postupu v práci. Existují ale i mnohem efektivnější moderní nástroje pro zadávání, kontrolu a průběžné hodnocení úkolů, než je mnohdy nepřehledný e-mailový klient.
   
   Ty nejlepší platformy určené pro týmovou spolupráci se umí propojit s kalendářem nebo samy plánovat schůzky, bezpečně sdílet dokumenty mezi jednotlivci i v celých týmech a spojit jejich členy videohovorem nebo na integrovaném chatu. Navíc jsou potřebné dokumenty utříděné a snadno dostupné z počítače, tabletu i mobilu, odkudkoli je právě potřeba.

Výše zmíněná doporučení by měla z pohovorů s vašimi zaměstnanci udělat ten nejdůležitější prostředek k zvýšení efektivity vašeho týmu i vás samotných. Mějte ale na paměti, že každý člověk je jiný a každému bude sedět jiný způsob řízení takového pohovoru. Proto vždycky ctěte strukturu, která bude nejvíce vyhovovat vám.