Prezentace

Na světě denně vznikne 30 milionů prezentací. Jenže jen málokdo umí skutečně prezentovat. Jestli se chcete vyhnout selhání, nedělejte následující chyby.

Konec čtení odrážek
Víte, že většina publika přečte vaše odrážky dřív než vy? Základní a největší chybou prezentátora je předčítání slidů své „skvělé“ prezentace. Všichni umíme číst, a pokud se role přednášejícího smrskne pouze na čtení prezentace, neudrží pozornost ani jeden z účastníků. Pokuste se minimalizovat svoje odrážky v prezentaci, nahraďte je obrázky a příběhy. Odrážky patří do reportů a studií, ne do prezentací.

Zapomeňte na PowerPoint
„Jako největší problém manažerských prezentací vnímám nesmyslnou zamilovanost manažerů do PowerPointu. Takové prezentace přitom mají pramalou šanci vytvořit emoční vazbu k tématu. Snaha zaujmout nespočetnými slidy má nahradit chybějící energii a charisma prezentátora. Osobní příprava na prezentaci pak bývá nahrazena grafickou přípravou jednotlivých slidů. Neznám mnoho manažerů, kteří své prezentace chystají opravdu zodpovědně, co se týče jejich přednesu, mluvy a argumentů,“ říká Jiří Kastner, který se věnuje koučinku ve firmách.

Zaznamenejte svoji prezentaci na papír a potom ji přeneste do elektronické podoby. Ale přemýšlejte o formě. Pokud budete striktně používat PowerPoint, stanete se jeho obětí. Budete autory jedné z milionů prezentací a nikoho tím nezaujmete. Budete ovcí ve stádu a uvíznete v labyrintu přednastavených šablon. Určité osvěžení se dá nalézt například v programu Prezi. Anebo buďte kreativní a vymyslete jiné řešení, jak odprezentovat svoji práci. Publikum to určitě ocení.

Nepište malá písmena
Ne každý, kdo přišel na vaši prezentaci, má oči jako ostříž. Nepoužívejte proto písmo menší, než je 30. Díky tomu bude vaše prezentace jasnější a srozumitelnější. Má to ještě jednu velkou výhodu. Na slide se vám zaručeně nevejdou veškeré informace a budete jej muset doprovodit slovem nebo příběhem.

Nepoužívejte sluníčka (smajlíky)
Obrázky v rámci prezentace jsou fajn, ale nemůžete jimi zahltit posluchače. Někteří prezentátoři chtějí netradičními tvary a obrázky oživit svoji prezentaci, ale věřte, že to nefunguje. Nejenže to nevypadá esteticky dobře, ale působí to až dětinsky. Vaši prezentaci nezvyklé obrázky rozhodně neoživí, spíše ji pohřbí. Pokud jste podobné obrázky využívali, hoďte je do koše a zapomeňte na ně. Raději je nahraďte vlastním úsměvem a pozitivním naladěním sebe sama.

Žádné omezení na počet slidů?
Obvykle bývají prezentátoři omezováni počtem slidů. Nebo si dokonce v horším případě myslí, že čím jich budou mít více, tím lepší prezentace. Ne. Omezujte se časem prezentace, nikoliv počtem slidů. Jestli bude mít vaše prezentace spád a energii, je jedno, jestli za půl hodiny zvládnete 10, nebo 20 stran. Každopádně vždy dobře rozvrhněte čas, který danému snímku věnujete, a podle toho naplánujte i délku prezentace. Mějte však na paměti, že byste měli dát každému slidu prostor pro jeho pochopení.

Nezahlcujte účastníky
Pravidlo, že méně je někdy více, platí u prezentací dvojnásob. Pokud můžete z grafické verze své prezentace část informací vypustit a říct je ústně, udělejte to. Prezentace by měla být pokud možno co nejjednodušší. Potom máte výrazně větší šanci na to, že si z vašich slidů také někdo něco zapamatuje.

Jedna myšlenka = jeden slide. Neměli byste u jednoho snímku odbíhat a rozevírat několik problémů najednou. Držte se proto pravidla, že na každé stránce bude maximálně jedna myšlenka, jedno sdělení účastníkům.

Nedávejte na každou stránku prezentace logo vaší firmy
Máte za sebou dvacet minut prezentace a účastníci stále nevědí, kdo jste a jakou reprezentujete firmu? Máte vážný problém. Ten ale určitě nevyřeší to, že dáte na každý slide logo vaší firmy. Dejte radši čas představení sebe sama a toho, co a pro koho děláte. Když máte každý snímek obrandovaný vaším logem, představuje to pro účastníky akorát další ruch ve vnímání vaší prezentace. Odstraňte proto šablony a pracujte kreativně.

Dávejte pozor na grafy
Grafy patří do diplomové práce či do finančních reportů, nikoliv však do vaší prezentace. Jejich problém je v tom, že často obsahují příliš informací a jsou těžko interpretovatelné. Využijte pokud možno co nejjednodušší graf, na kterém je málo informací, respektive jen ty důležité. Takové, co představují nějaký trend nebo zásadní změnu. Zbylé grafy dejte do přílohy nebo do reportu pro svého šéfa. Data, která používáte, by měla být jasná a zřejmá. Prezentace prostě není diplomová práce.

Nepodceňujte přípravu
Trénujte, trénujte, trénujte. Prezentující by měl působit sebevědomě, přirozeně, energicky, uvolněně, přitom erudovaně. Skloubit to do jednoho vystoupení není nic jednoduchého. Dostat se do první ligy trvá roky, ale i na krajský přebor musíte dřít.

Příběhy!
Pokud budou vaši prezentaci doprovázet osobní zkušenosti a příběhy z praxe, stanete se hvězdou mezi prezentujícími. Ti opravdu nejlepší ani nepotřebují žádnou prezentaci. Vystačí si s jedním papírem, na kterém mají napsáno, co chtějí publiku sdělit.