Like a Boss

Krizový mítink

60–150 MINUT
5-10 LIDÍ

Krizový mítink není typem porady, který byste chtěli moc často využívat. Jde o schůzku k nenadálé situaci, která může zásadně ovlivnit chod firmy. Lídr je v obtížné roli, takový mítink se nesvolává s velkým předstihem, a je tak logicky minimum času na přípravu.

Krizový mítink může být svolán z mnoha důvodů. Může to být katastrofa typu ropné havárie, ale i třeba špatné výsledky firmy, hrozba nedodržení termínu nebo chyba produktu. Důležité je si vůbec uvědomit, kdy se má krizové setkání svolávat.

Čtěte také
Co vás může letectví naučit o krizovém managementu?

„Často mám pocit, že všechny porady top managementu jsou vnímány jako krizové mítinky, protože se stále řeší nějaké nedostatky nebo špatné zprávy (málo se prodává, marketing nefunguje, nedostatek kvalitních zaměstnanců apod.),“ říká kouč vysokých manažerů Jiří Kastner, a doplňuje: „Obecně vzato je chybou, že manažeři berou témata a problémy příliš vážně. Záměrně je zveličují, aby vytvořili tlak a přesunuli odpovědnost. A tím, jak se všichni udržují pod tlakem, krizi ještě více prohlubují.“

Forma krizového mítinku by měla být zvolena pouze v případech, kdy je firma v zásadní tíživé situaci ovlivňující její existenci. Svolat je ho třeba okamžitě, jakmile detekujete závažný problém, který nesnese odklad, protože by mohl mít katastrofální dopad na chod firmy.

Výsledkem krizové porady musí být seznam opatření, která zamezí eskalaci problému a udrží firmu v normálním chodu. Klíčem je přitom udržet si nadhled a jednat zcela racionálně...

„V křeči není výkon! Krizový mítink by měl být veden v klidné atmosféře bez zbytečných emocí. Čím je krize větší, tím více by měl být přítomen manažerský nadhled a odvaha, která všechny přítomné přesvědčí, že lze situaci zvládnout a že toho chtějí být součástí,“ dodává Kastner.

Jak toho docílit?
  1. Místo
    Nejdříve si určete místo setkání. Může se vám stát, že se nemůže vedení společnosti v krátkém čase sejít na jednom vhodném místě. V tomto případě hraje čas daleko větší roli než místo, proto využijte technologie a svolejte konferenční hovor.

    „Krizová situace vždy prověří postupy firemní komunikace a používané technologie. Pokud pro každé propojení videokonference mezi pobočkami potřebujete účast firemního IT specialisty, můžete si být téměř jisti, že v okamžiku krize bude mimo pracoviště. Klientům radím, aby jejich komunikační technologie byly připraveny a otestovány na tu nejsložitější situaci, která může nastat,“ upozorňuje Michal Novák, business unit manager společnosti Soitron.
  2. Definujte problém
    Na začátek krizové porady definujte problém v pokud možno největší možné šíři. Tak, aby okolo něj už nebyly žádné další otázky a měli jste jistotu, že všichni účastníci porady problematice a krizi dostatečně rozumí.
  3. Brainstorming
    Pokračujte brainstormingem (odkaz na brainstorming), při kterém všichni členové budou přicházet s nápady, jak krizi uvnitř firmy vyřešit. Toto setkání by v případě krizového mítinku mělo vyústit v seznam opatření vedoucích k vyřešení problému, nebo alespoň k zastavení jeho stupňování. Právě to je cílem krizového mítinku.
  4. Definujte odpovědnost
    Když už máte stanovena opatření, která povedou ven z krize, jasně si v rámci firmy stanovte odpovědnost za jejich plnění. Součástí toho by měl být i časový harmonogram. Pokud budou mít všechna opatření svého vykonavatele a termín splnění, jste z krize jednou nohou venku.
  5. Nevyvolejte paniku
    Opravdu nemá cenu svolávat na krizový mítink celou firmu. Taková hromadná schůze nic nevyřeší a jen vyvolá další otázky. Postupujte proto systematicky. Mítinků může proběhnout klidně několik. Každopádně by měl situaci řešit vždy menší tým. V první fázi nejužší vedení, které pak může delegovat úkoly na lidi pod sebou. Jen dejte pozor, abyste neztratili kontrolu, a žádný úkol nenechte plavat mezi poradami bez toho, aby se někdo konkrétní zodpovídal za jeho splnění.
  6. Zvolte správného lídra
    Rychlý postup v krizi musí mít jasné velení. Dávno se ví, že v takových momentech je ideální soustředit pravomoci a zvolit jasného lídra. Musí to být ten nejlepší kandidát. Měl by mít zkušenost s krizovým řízením, aby nezpanikařil a nevydeptal celou firmu. Musí umět zvládat stres, dokonale znát strategii firmy a mít autoritu u zaměstnanců, ve vypjaté situaci musí zachovat chladný úsudek a nadhled a musí umět postupovat systematicky a rychle. Pokud si na takovou roli netroufá šéf firmy, není ostuda řešení krize svěřit vhodnějšímu člověku v managementu.
Rada experta
Krizová situace vždy prověří postupy firemní komunikace a používané technologie. U jednoho z našich zákazníků nastal opravdu velký problém, který bylo nutno okamžitě řešit. Pokud by se celá záležitost řešila klasickým způsobem, trvalo by nejméně celý den, než by se všechny zúčastněné osoby navzájem potkaly, předaly si potřebné dokumenty, nalezly řešení a naplánovaly další postup.

Díky nejmodernějším technologiím, které jsme u zákazníka nasadili v testovacím režimu, proběhla veškerá komunikace mnohem efektivněji. Zákazník nejvíce ocenil možnost sdílení obrazovek a okamžitou vizuální zpětnou vazbu při osobních rozhovorech mezi jednotlivými účastníky. Pokud dojde „na lámání chleba“, je vždy lepší, pokud se navzájem vidíte, než když komunikujete pouze po telefonu.

Podobné situace také vyžadují, aby všechny potřebné podklady byly shromážděny na jednom místě. Příkladem je cloudový nástroj Cisco Spark, který spojuje možnost sdílení dokumentů, posílání zpráv mezi všemi zainteresovanými a schopnost okamžitě vytvořit skupinový videohovor. Díky takovému propojení tří nástrojů do jednoho ušetříte čas, kterého v krizových chvílích není nazbyt. Snadno a jednoduše zachytíte průběh události i vstupy jednotlivých aktérů. Celou událost máte navíc zaznamenánu pro její pozdější anlaýzu nebo audit.

Michal Novák
business unit manager Soitron
soitron cisco
Mám dotaz