Like a Boss

Konference

180-480 MINUT
20-1000 LIDÍ

Konference je něco jako desetiboj v atletice. Je potřeba zvládnout několik disciplín. Pokud chcete, aby vaše konference byla z těch, na které se nezapomíná, musíte se poctivě připravit a vše dobře naplánovat.

Ať už jste jedním z řečníků, nebo konferenci pořádáte, myslete na to, že byste měli zaujmout

Event manager
  1. Buďte originální
    Úspěch konference závisí na tom, co si z ní odnese publikum. Ta vaše tak nesmí zapadnout. Buďte originální – tématem, použitou technologií, doprovodným programem, seznamem hostů, cateringem.

    Moderní konference není jen o tom, co dotyční říkají, důležitý je i obal. Nemusíte mít na konferenci zrovna skupinu tanečníků nebo řečnit s partou roztleskávaček v pozadí. Ale promýšlejte každý detail. Najděte si stylové místo, kde konferenci uspořádat, osvětlete pódium, vyberte originální občerstvení. I tohle může hrát velkou roli, aby si vás lidé zapamatovali.
  2. Nepodceňte organizaci
    Organizaci svěřte dostatečně početnému týmu, aby zvládl všechny detaily vyladit včas. Pokud máte dostatečný rozpočet a pořádáte rozsáhlou akci, najměte si profesionály. Poradí vám s hlavním i doprovodným programem, najdou vám vhodného moderátora, zajistí spolehlivou techniku, postarají se o hosty.

    Nebo se zkuste alespoň u profíků inspirovat:
  3. Nechte publikum dýchat
    Nenechte se zlákat k tomu, abyste svůj program přeplnili. Taková akce je i o navazování nových kontaktů, a to se během přednášky zvládnout nedá. Účastníci potřebují čas na kávu, musejí si občas zkontrolovat mailovou schránku, chtějí si v klidu sníst občerstvení a občas potřebují i na záchod. Dopřejte jim k tomu dostatek přestávek. Nakonec je to pro úspěch konference možná důležitější než nabitý program přednášek.
  4. Vsaďte na nejnovější technologie
    Technologie mohou konferenci výrazně pomoci, ale taky ji totálně zničit. Stačí, aby se řečník pár minut mučil se správným zapojením mikrofonu nebo začal řešit nekvalitní zvuk příspěvku, který chce pustit. Publikum okamžitě ztrácí pozornost a pozbytou důvěru už jen těžko získáte.
    Snažte se vybrat kvalitní prezentační zařízení, na které bude odevšad vidět, a ozvučení, které bude opravdu slyšet. Volte moderní, ale co nejjednodušší řešení, ať se vám všude nepletou kabely, konektory a ovladače.

    „Pokud se firemní mítink zdrží o dvě minuty kvůli prezentujícímu, kterému nefunguje propojení notebooku s projektorem, je to nepříjemné. Když se totéž stane na konferenci, může to zbořit návaznost prezentací a publikum ztratí pozornost. Dnes už existují prezentační technologie, u kterých nemusíte hledat propojovací kabel se správným konektorem. Zapnete notebook, a soustředíte se jen na svou prezentaci a vystoupení má rytmus a spád,“ doporučuje Ivan Sýkora, specialista společnosti Cisco.

    Předem ověřte, že všechno funguje, otestujte wi-fi připojení, mikrofony, reproduktory, projektor...
  5. Naslouchejte
    Sedněte si s účastníky po konferenci na drink a zeptejte se jich, co si o celé akci myslí. I když lidé nejsou v přímé konverzaci vždy úplně upřímní, můžete tím získat tipy a jako organizátor se zlepšovat.

    Dejte publiku šanci zhodnotit celou akci na sociálních sítích nebo prostřednictvím elektronických, či aspoň papírových formulářů. Existují platformy, které umožní posílat účastníkům postřehy a připomínky už během akce, a vy tak máte šanci na ně zareagovat okamžitě. Prostřednictvím konferenčních aplikací mohou účastníci nejen hodnotit, ale taky posílat dotazy hostům, přihlásit se na přednášku nebo seminář, okamžitě vidět případné změny v programu.

    „Snažte se publikum zapojit. A nejde o triviální otázky do publika, kterými se bude přednášející snažit posluchače rozpohybovat. Dejte jim možnost položit vlastní dotazy online pomocí chytrého telefonu, vytvořte sdílený prostor, ve kterém hned po skončení vystoupení najdou jednotlivé prezentace, propojte účastníky konference navzájem pomocí diskusních nástrojů. Dnešní technologie toto všechno umožňují,“ radí Lukáš Sieger, obchodní konzultant společnosti Soitron.
Speaker
  1. Buďte vždy připraveni
    Guru moderních prezentací Steve Jobs uměl své proslovy podat tak dokonale, že mu publikum viselo na rtech, a zároveň přirozeně, že vypadaly, jako by je ze sebe sypal přímo na místě. Ale jeho síla byla v dokonalé přípravě. Zřejmě nejslavnější proslov, který přednesl studentům ve Standfordu v roce 2005, si napsal sám a také ho tvrdě nacvičoval. Několik dní v kuse pochodoval po svém domě a projev si recitoval stále dokola.
    Čtěte také
    Jak se Steve Jobs naučil dělat prezentace
    Vystupování na veřejnosti je pro mnohé velmi nepříjemné, a pokud s tím nemáte zkušenosti, je to o to náročnější. Vše se ale dá dohnat. Pokud vystupujete poprvé, je třeba kvalitní trénink. Trénujte před kýmkoliv nebo klidně před zrcadlem, jak nejvíce to bude možné. Právě tak získáte potřebnou sebedůvěru pro veřejné vystupování.

    Nepodceňujte své téma. Zkuste si vypsat otázky, které by mohly publikum zajímat, a rozpracujte je do detailu, aby vás nic nepřekvapilo. „Nejlépe mi pomáhá znát dokonale své téma a na sto procent mu věřit,“ dělí se o své zkušenosti Dita Přikrylová, zakladatelka hnutí Czechitas.

    V případě konference byste měli znát každou minutu svého vystoupení. Nic vás potom nerozhodí, budete připraveni na veškerý možný vývoj.

    „Je důležité si také uvědomit, že s prezentačními dovednostmi je to podobně jako se svaly – když je pravidelně nepoužíváte a netrénujete, rychle ochabnou,“ doplňuje Josef Dvořák, kouč ze společnosti SBR Consulting.

    Praktickým pomocníkem při přípravě je video. Natočte si sami sebe. Tím zjistíte, že třeba mluvíte příliš rychle nebo že nedostatečně artikulujete. Navíc můžete odhalit i chyby, které dělá vaše tělo úplně samo, a vy o nich ani nevíte. Můžou to být různé posunky rukou nebo stále se opakující chození dokola.

    Pro zlepšení svých schopností můžete sledovat ty nejlepší. Poslouží vám k tomu TED talks – záznamy vystoupení těch nejlepších řečníků na konferenci TED.

    Konference k uvedení iPhonu (Steve Jobs):
  2. Poznejte své publikum
    Ještě než vstoupíte před publikum, zjistěte si o něm pokud možno vše. Není nic horšího, než když řečník mluví jiným jazykem než jeho posluchači. Pokud jste odborníkem, lidé pohybující se ve vaší branži všechny zkratky a odborná slovíčka znají. Co když ale bude publikum z úplně jiného oboru? Najednou vám nebudou rozumět a vaše vystoupení na konferenci bude katastrofa – jak pro vás, tak pro účastníky. Chtějte proto znát, kdo na konferenci přijde a jaké budou jeho znalosti.

    A když se s publikem odborně úplně míjíte? Zkuste mluvit jako ke školákům. Vysvětlovat svoje myšlenky jednoduše, tak aby to pochopilo i vaše dítě. Tím určitě nesnížíte úroveň svého výstupu. Právě naopak, když vaše publikum nezná oblast, o které mluvíte, je třeba jej do vašeho vystoupení vtáhnout, vysvětlovat, bavit. „Když vím dopředu, kdo bude v publiku, přemýšlím nad otázkami, na které se mě můžou lidé zeptat,“ dodává Přikrylová.
  3. Řekněte příběh
    Příběhy jsou to, co dělá vaši konferenci úspěšnou. Řekněte účastníkům nejdříve příběh svůj. Připravte si, co jeho prostřednictvím chcete sdělit auditoriu. Ke každému tématu určitě vymyslíte historku, která vás s ním pojí. Ti nejlepší řečníci nemají několikastránkové nabité prezentace. Vše dokážou odříkat na pár slidech s několika příběhy.

    A lidé milují příběhy. Díky nim si totiž zapamatují, co jim říkáte. Vzbudíte v nich emoce a vytvoříte paměťovou stopu. „Vždy si před vystoupením promyslím linku příběhu, o kterém na konferenci chci vyprávět. Prezentace nepřipravuji předem slovo od slova, ale přemýšlím nad příběhem, kde bude dramatická zápletka, rozuzlení a to, co tím chci říct,“ doporučuje Dita Přikrylová, která vystupovala také na konferenci TEDx Prague.

  4. Dodržujte čas
    Dodržujte svůj čas, ať už jde o příchod, anebo konec vystoupení. Řečník by neměl začínat později a potom pod časovým tlakem zrychlovat. Publikum ho za podobné zlozvyky bude nenávidět. Všichni mají čas stejný, tak mějte respekt i vy k času vašeho publika. V dodržování času vám kromě přípravy pomůže i odpočítávání časového prostoru jednotlivých příspěvků na tabletu nebo monitoru na pódiu.
  5. Úsměv a řeč těla
    Ať už je téma konference jakékoliv, nikdy nic nezkazíte, když se budete snažit dodržovat vlídný vztah k posluchačům a budete se na ně usmívat. Vyvarujte se aroganci a buďte přirození a milí. Budete se pak cítit o mnoho lépe. Lidé totiž úsměv většinou opětují.

    Při samotné prezentaci buďte sebevědomí a přirození. Jak budete mluvit a působit na publikum, je nakonec důležitější než to, co budete říkat.

    „Existuje výzkum, podle kterého se lidé obecně bojí veřejného projevu více než smrti. Často můžete vidět prezentátory, jak si připravují mnoho slidů a přeříkávají si slova, aby nezapomněli, co chtějí říci. Zapomínají přitom, že slova tvoří asi jen 7 % toho, co publikum ve zprávě přijímá. Asi 38 % je tón a tempo, které použijete, a 55 % je řeč vašeho těla. To znamená, že tréninku intonace by se de facto mělo věnovat asi pětkrát více a řeči těla skoro osmkrát více pozornosti než samotným slovům,“ dodává kouč Josef Dvořák.
Rada experta
Během konference můžete využít moderní technologie, které automaticky zajistí přímý přenos ze sálu a tím konferenci zprostředkují i těm, kteří se nemohou zúčastnit osobně. Pro tento případ se hodí řešení Cisco WebEx, které nejenže umožní online vysílání, ale díky integrovanému chatu mohou vzdálení účastníci také jednoduše pokládat své dotazy. Takové řešení běžně obslouží mnoho stovek i tisíc připojených účastníků.

Posluchačům v malém sále se nestane, že by jim řečník najednou zmizel z dohledu. Ale co v případě velkých konferencí s projekcí prezentujícího, či při výše zmíněném sdílení online? Pokud použijte pro videozáznam kameru pevně přichycenou na stativu, stačí, aby řečník o kousek popošel, a budete sledovat prázdné místo. S tímto problémem si hravě poradí Cisco SpeakerTrack kamera, která automaticky snímá ty, kteří právě hovoří. Ať jsou na pódiu, nebo třeba právě pokládají dotaz z publika. Konference tak získá dynamiku a nezáleží na tom, jestli jste přímo v sále, nebo doma u vašeho počítače.

Lukáš Sieger
obchodní konzultant společnosti Soitron
soitron cisco
Mám dotaz