Like a Boss

Brainstorming

60–120 MINUT
5-15 LIDÍ

Brainstorming je metoda, při níž by měla skupina generovat co možná nejvíce nápadů na dané téma. Přičemž na správnosti se nelpí – spíš než kvalita je upřednostňována kvantita. Ta vytváří směr.

Moderovat takový brainstorming není vůbec jednoduché. Každý by měl být součástí, každý by měl chtít nabídnout ten nejlepší nápad. Pokud nebudete dobře připraveni, snadno se z takovéto porady stane hororový zážitek. Není nic horšího, než když vám nápady nepředkládá nikdo, jedna půlka týmu si vyřizuje svoji poštu a druhá si kreslí do poznámkového bloku…

Místo a myšlenková mapa
Co by se v žádném případě nemělo podcenit, je výběr místa pro setkání skupiny. Kde se vám nejlépe přemýšlí? Zřejmě to bude u každého jiné. Obecně však platí, že nejhorší variantou bude tmavé stísněné místo. Neznamená to ale, že máte se skupinou vyrazit do parku. Ideální varianta leží někde mezi. Určitě hledejte světlo a prostor. Špatnou variantou rozhodně není pronajmout si místo mimo kancelář. Cílem je, aby účastníci byli uvolnění, ale zároveň soustředění na téma. Měli by se proto odříznout od vnějších vlivů.A to znamená vypnout mobilní telefony.

Pokud jste moderátor brainstormingu, nejdůležitější je dokonalá znalost problému. Jestli má vaše setkání skončit kýženým výsledkem v podobě převratného nápadu, začíná a končí příprava právě tady, v myšlenkové mapě. Pokud si téma předběžně rozeberete ze všech úhlů pohledu, výrazně tím zvýšíte šanci na úspěch. Ideálním partnerem vám v tomto ohledu mohou být například programy Coggle nebo Freemind, které mapu myšlenek umí převést do přehledného grafu.

Čtěte také
7 způsobů, jak myšlenkové mapy donutí váš mozek k větší kreativitě

Před sezením byste si také měli stanovit cíle. Pokud chcete získat tři nové návrhy na změnu produktu, tak je zřejmě získáte. Pokud si nestanovíte cíl, budete jen uhýbat před náboji, které po vás budou střílet účastníci setkání. Rozhodně není na škodu požadované cíle a případně i myšlenkovou mapu předem nasdílet účastníkům mítinku, aby i oni byli připraveni.

“Pokud je informací moc, účastníky zahltíte a to podstatné může uniknout.” Jan Račanský, ANECT

„Příprava kvalitních podkladů pro brainstorming leckdy bývá problém. Pokud je informací moc, účastníky zahltíte a to podstatné může uniknout jejich pozornosti. Potíž nastává i s tím, jak informace distribuovat. Chcete účast co nejvíce lidí, takže rozešlete obrovskou prezentaci na všechny e-maily ve firmě? To asi není dobré řešení,“ říká Jan Račanský, odborník na digitalizaci spolupráce ze společnosti ANECT. „Užitečné jsou nástroje, které podporují dynamickou organizaci týmů. Například ve virtuálním prostoru Cisco Spark umístíte podklady na jedno místo a snadno můžete přidat seznam kolegů, kteří se k nim mají dostat. Pokud pro distribuci informací použijete e-mail, snadno někoho důležitého vynecháte,“ doplňuje Račanský.

Správný mix lidí a myšlenek
Vybrat správné lidi pro brainstorming není vůbec snadné. Každý má jiné vyjadřovací schopnosti i náturu a introverti většinou nesrší entusiasmem. Naopak extrovertní „obchoďáci“ mohou zabít sezení ještě dřív, než se k něčemu rozumnému dopídíte. Určitě je dobré tým rozumně namíchat a „sestavu“ složit s citem a tak, aby měla dobrou chemii. Introverty rozpovídat, extroverty zklidnit, a vytvořit tím harmonii, ve které se nikdo nebude stydět za svůj nápad. Také je žádoucí křížit mezi sebou jednotlivá oddělení. Když například hodnotíte nový vzhled webových stránek, je dobré, aby do diskuse vnášeli myšlenky i jiní lidé než grafici. Přizvěte proto lidi z finančního nebo z backoffice. Ti vám skupinu vyváží názory uživatelů, a nikoliv jen tvůrců. Zároveň se lidé z jednotlivých oddělení poznají mezi sebou a vytvoří lepší tým.

Základní pravidla
V rámci brainstormingu by neměla být žádná „ale“, „ne“ ani „možná“. Pokuste se co nejvíce vyhnout hodnocení myšlenek a nápadů aktérů. V podstatě každý nápad může být přínosný, a čím šílenější se na první pohled zdá, tím lepší může být.

Čas
Mozek spotřebovává na myšlení hodně energie, proto nedělejte brainstorming delší než dvě hodiny. Poté už začíná hlava myslet jinak, je přetížená a chce si odpočinout. Ztrácí se tak efektivita času. Ideální je, když to stihnete dřív.
Je také dobré hlavě minimálně po hodině ulevit a dávat rozumně dlouhou pauzu (10–15minut). Účastníci si odpočinou a načerpají síly na další myšlenkovou bouři.
Obvykle je také dobré dělat brainstorming v dopoledních hodinách, kdy ještě účastníci nemyslí na to, co všechno ten den ještě musejí stihnout. Ideální se tak jeví čas mezi 9. a 11. hodinou dopoledne. Jako nejvhodnější den doporučují odborníci úterý. Lidé už (a ještě) nemají myšlenky na víkend a jsou zaměřeni na práci. Zároveň ale nejsou unaveni z pracovního týdne.

Zahřívání
Ideální na začátek sezení je udělat warm up v podobě nějakého zahřívacího cvičení. Můžete například vyzkoušet slovní fotbal nebo podobné hry, u kterých se zapojí mozek, zároveň ale nejsou příliš náročné a skupinu uvolní a pobaví ji.

Skupina je připravená na to, aby začala chrlit ty nejlepší nápady. Právě v tu chvíli je role moderátora/lídra diskuse v té nejdůležitější fázi. Musí jen udržet myšlenkový proud, tempo a zároveň neodbočit od tématu. Vždy je fajn, když se skupina zasměje a uvolní, záhy se ale musíte vrátit k tématu. Jinak se může stát brainstorming ztrátou času. Když nedojdete k výsledku, všichni si to zpětně uvědomí. Lídr takového mítinku je v roli kormidelníka lodi v divokých peřejích, nesmí dopustit, aby se loď převrátila nebo ztratila směr.

Střelba a výběr
První část diskuse by měla být jako střelba z pistole. Všichni by měli střílet i ty nejšílenější nápady a lídr je musí všechny pochytat.

„Zůstaňte hladoví. Zůstaňte blázniví.“ Steve Jobs

Až poté nastává druhá část brainstormingu, a to je výběr toho nejlepšího.
I tohle je úkol pro celý tým. Moderátor by měl skupinu správně kladenými otázkami přimět k tomu, aby vybrala to nejlepší z nejlepšího. To, na čem chtějí pracovat, co chtějí zlepšit. Když si téma nebo nápad vybere skupina, bude ho považovat za svůj. Nebude to působit tak autokraticky, jako když jim ho vybere vedení.

Kontrola terčů
Křížová palba nápadů je samozřejmě lepší než ztichlá zasedačka. Je potřeba si ale nápady třídit a zaznamenávat už v průběhu brainstormingu, aby se k nim tým mohl kdykoliv vrátit. Existuje řada typů kancelářské výbavy, které se hodí – whiteboardy, flipcharty, chytré zdi... Samozřejmě čím větší prostor máte, tím lépe se budete v seznamu nebo nákresu orientovat.
Moderním řešením jsou speciální monitory, které umožňují použít obrazovku jako tabuli – psát na ni fixou či prstem – a vzniklý náčrt pak jednoduše sdílet v rámci týmu. Technika navíc umožňuje ad hoc vznikající kresby a myšlenkové mapy sdílet v aktivní podobě, to znamená, že dokument s náčrtem bude moci další uživatel dál upravovat, mazat nebo dokreslovat a pak znovu sdílet. Je to o něco lepší řešení sdílení, než když na konci brainstormingu stojí celý tým kolem flipchartu a fotí si jednotlivé listy na mobily.

Větší firmy a společnosti s pobočkami rozsetými po republice nebo po světě samozřejmě obtížně sezvou všechny potřebné zaměstnance na společný brainstorming do firemní centrály. Pro takový tým je pak ideální volbou technika, která umí kvalitně odbavit videokonferenci. Při správné volbě hardwaru i softwaru se k ní může bez problémů připojit spolupracovník z jakéhokoliv zařízení a přispět svými nápady z jakéhokoliv místa pokrytého signálem.

Cílová páska
Kdy a čím by měl brainstorming končit? Máte odpovědi na otázky, které jste si předsevzali? Splněné cíle, které jste si stanovili? Je ve vašem týmu cítit únava a napětí? Pokud na tyto otázky odpovídáte ano, můžete končit. Například takto:

Teď už je jenom na vás, jak budete s výsledky pracovat. Skupina by ale měla cítit, že její nápady budou skutečně využity. Potom si účastníci budou vědomi, že jejich čas měl smysl, a navíc posílíte jejich pocit důležitosti pro firmu, protože si jejich nápadů a myšlení ceníte.

Když budou všichni odcházet s dobrým pocitem, byl to pro ně i pro vás efektivně strávený čas.

Rada experta
Také preferujete názornost a jednoduchost? Nic přece nefunguje lépe než starý (dobrý) papírový flipchart a bílá tabule. „Always-on“, „zero learning curve“ a hlavně to není „na baterky“. Pravda, mazání je otravné a občas dojde v popisovači náplň, ale na to už jistě máte své fígle. A nakonec si dílo ještě nezapomenout vyfotit, rozeslat e-mailem a hotovo … Nebo ne? Že jste nestihli namalovat všechno na první schůzce? Mají k tomu kolegové další nápady? Potřebovali byste s nákresem pracovat i na následujících schůzkách?

Vyměňte svůj oblíbený flipchart za Cisco Spark Board. Už nikdy se neušpiníte při jeho mazání, už nikdy nebudete shánět čistý papír, píšící fixy, nebude muset fotit mobilem, sdílet fotky e-mailem, kreslit vše znovu a znovu na dalších schůzkách, kreslit vše znovu a znovu kvůli novým nápadům, prezentovat předcházející verze na displeji svého mobilu… ano, o tohle všechno s novým Cisco Spark Boardem přijdete. Ale budete mít hotovo!

Jan Račanský
odborník na digitalizaci spolupráce, ANECT
anect cisco
Mám dotaz